Übersicht Kontaktmanagement

Ich kann mir meine Export-Datei nicht wie gewünscht darstellen lassen. Was kann ich dagegen tun?

Öffnet man eine exportierte CSV-Dateie direkt mit Excel, so wird manchmal eine unerwünschte Codierung verwendet. Generell lässt sich dieses Problem aber unkompliziert lösen.

Erstellen Sie eine neue Excel-Datei und wählen Sie unter „Daten“ die Option Daten „aus Text/ CSV-Datei“ abrufen, hier ist nun die exportierte Datei auszuwählen.

Wo kann ich die Abmelder meiner Newsletter einsehen?

Eine Auflistung aller Abmelder in chronologischer Reihenfolge lässt sich über Listen & Kontakte > Kontaktexport mit einem Klick auf das Abmelder-Icon einsehen. Des Weiteren erhalten Sie hier weitere Informationen, beispielsweise Abmelde-Datum, -Quelle oder -Grund.

Kann man gelöschte Abmelder wiederherstellen?

Haben Sie die Abmelder-Datenbank Ihres Kontos gelöscht, so kann diese nicht wiederhergestellt werden. Sollten Fragen zum Kontakt-Management bestehen, so helfen wir Ihnen sehr gerne weiter.

Ich will Kontakte über die Schnittstelle hinzufügen, aber der Kontakt taucht nicht in Maileon auf.

Gerade bei neuen Konten kann es zu folgenden Problemen kommen:

1. Es wird ein DOI-Prozess angefordert (Parameter doi=true), aber es wurde kein Standard-DOI-Mailing im Account definiert.

2. Es existiert ein DOI-Mailing und es wird versucht dieses über einen DOI-Key auszulösen. Häufig wird bei einem Update eines Mailings der DOI-Key geändert. Bitte stellen Sie sicher, dass der DOI-Key korrekt ist.

3. Bitte stellen Sie sicher, dass die Daten im korrekten Format übertragen werden:
https://dev.maileon.com/api/rest-api-1-0/contacts/standard-contact-fields/
und
https://dev.maileon.com/api/rest-api-1-0/contacts/custom-contact-fields/

4. Bei der Anzeige der Kontaktliste im Account wird ein Caching eingesetzt. Manchmal wird der neue Kontakt nicht sofort angezeigt aber über die Suche wird er bereits gefunden, daher suchen Sie bitte nach der E-Mail-Adresse über das Suchfeld.

Wie lange dürfen unbestätigte Newsletter-Anmelder in meinem Kontaktbestand gespeichert werden?

Grundsätzlich gilt: Die Adresse und alle dazu gehörenden personenbezogenen Daten sind zu löschen, wenn sie nicht mehr für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind.
Das wäre der Fall, wenn eine Bestätigung der Anmeldung unter normalen Umständen nicht mehr zu erwarten ist. Im deutschen Raum hat sich dafür eine praktikable Gültigkeit von 7-10 Tagen eingebürgert. Damit räumt man den Anmeldern ausreichend Zeit ein, das eigene Postfach zu sichten und die DOI-Mail zu bestätigen. Danach muss man immer stärker davon ausgehen, dass die DOI-Mail absichtlich NICHT bestätigt werden soll (z.B. hat es sich die Anmelderin inzwischen anders überlegt oder war gar nicht diejenige, die sich eingetragen hatte).

Wie lange darf ein Anbieter darauf warten, bis der Newsletter-Interessent seine eingetragene E-Mail-Adresse per Link-Klick bestätigt (Double Opt-In)?

Bis zu 14 Tage Aufbewahrungsfrist sollten unkritisch sein – aber Achtung: dies ist weder durch den Gesetzgeber, noch durch Gerichtsurteile, eindeutig bestätigt! Es kommt immer auf den Einzelfall an und man sollte davon ausgehen, dass ein Anmelder sich zeitnah um die Bestätigung kümmert. Je länger die Anmeldung zurückliegt, desto unwahrscheinlicher ist, dass der Versender die unbestätigte Adresse noch rechtmäßig verarbeitet. 14 Tage sollten daher keinesfalls überschritten werden – eher ist zu prüfen, ob nicht eine Woche ausreichen dürfte. Die durchschnittliche Zeit zwischen Versandzeitpunkt der DOI-Mails und deren Bestätigung lässt sich messen und als Augenmaß für diese Vorhaltefrist verwenden. Die tatsächliche Speicherdauer sollte keinesfalls stark von diesem Wert abweichen. Eine Löschung sollte automatisiert erfolgen und die Löschfrist ggf. vom Verantwortlichen einstellbar sein.

Wie werden Kundendaten in Maileon gesichert/ verschlüsselt?

Kundendaten werden in Maileon im Einklang mit unserer IT-Sicherheits-Leitlinie, IT-Sicherheits-Richtlinien und mithilfe von standardisierten und erprobten Verfahren geschützt. Online-Datenströme, z.B. vom Web-Browser eines Anwenders oder aus dem kundeneigenen Shopsystem zu den Maileon Servern erfolgen dabei immer verschlüsselt nach dem zertifizierten SSL/TLS-Standard. Kundendaten in den Maileon Datenbanken werden nach dem sicheren AES-256 Standard verschlüsselt.

Wieso werden mir nicht alle Abmelder meines Kontos angezeigt?

Ob und wie lange die Abmelder in Ihrem Konto vorgehalten werden, wird über die Einstellungen in Ihrem Konto bestimmt. Unter Einstellungen > Listen & Kontakte > Kontakt-Management können Sie die entsprechende Einstellung im Unterpunkt „“Abmeldermanagement““ anpassen. Bitte beachten Sie, dass eine unbegrenzte Vorhaltung von Abmeldern in Klartext zu datenschutzrechtlichen Problemen führen kann und deshalb nicht empfohlen wird. Beste/r Ansprechpartner/in ist hier die/ der Datenschutzbeauftragte Ihres Unternehmens.

Was ist eine „Permission“ und welche Permissionsarten gibt es?

Bei der Permission handelt es sich um die Einwilligung des Empfängers für den Versand von Newslettern. Seit Einführung der DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) am 25. Mai 2018 ist in den meisten Fällen eine Einwilligung per DOI notwendig. Eine Auflistung aller in Maileon verfügbaren Permission-Methoden und deren Bedeutung finden Sie hier. https://support.maileon.com/support/permission-methoden/

Wie kann ich Kontakt nach erfolgter Abmeldung wieder dem Kundenbestand hinzufügen?

Entweder meldet sich der Kontakt über eine Anmeldeseite selbst wieder an oder Sie legen den betroffenen Kontakt manuell wieder an. Die manuelle Anmeldung kann von Ihnen in Maileon unter Listen & Kontakte > Kontakte > Kontaktliste durchgeführt werden. Dazu klicken Sie über dem Suchfeld rechts auf das Plus-Icon oder ganz unten rechts auf den Button „neuen Kontakt erstellen“. Sie können den Kontakt nun mit allen gewünschten Information anlegen. Dem Kontakt kann außerdem direkt eine Permission zugewiesen werden oder, wenn eine entsprechende DOI-Mail vorhanden ist, ein neuer DOI-Prozess angestoßen werden.

Wo kann ich einstellen, wie lange ich Abmelder sehe?

Die Vorhaltezeit der Abmelde-Daten im Klartext können Sie in den Einstellungen unter Listen & Kontakte -> Kontakt-Management im Bereich „Abmeldemanagement“ anpassen. Bitte beachten Sie, dass eine unbegrenzte Vorhaltung von Abmeldern in Klartext zu datenschutzrechtlichen Problemen führen kann.

Wo kann ich weitere Benutzer anlegen?

Neue Benutzer können in den Einstellungen unter „Benutzerverwaltung“ angelegt werden. Die Benutzerliste gibt Auskunft über alle bereits angelegten Benutzer. Hier können Sie, über den Button rechts, neue Benutzer mit den gewünschten Einstellungen anlegen. (screenshot: Benutzererstellung). Für die Erstellung neuer Benutzer benötigen Sie eine Benutzer-Rolle mit entsprechenden Rechten.