6. Newsletter-Versand

Einleitung – Versandzeitoptimierung

Haben Sie alle Punkte für die Erstellung eines neuen Mailings einschließlich eines erfolgreichen Qualitätschecks durchgeführt, so geht es zur Einplanung Ihrer Versendung. Unter dem Punkt „Versand“ finden Sie alle entsprechenden Einstellungen, die Sie nach eigenen Wünschen anpassen können. Sie können Ihren Newsletter direkt nach Fertigstellung, zu einem bestimmten Zeitpunkt, auf Basis der idealen Zustellungszeit auf Kontaktebene oder gestreckt auf mehrere Stunden/Tage in beliebiger Geschwindigkeit versenden. Maileon bietet Ihnen hier eine Vielzahl umfangreicher Möglichkeiten, so wird jeder einzelne Newsletter den Empfängern genau zu dem Zeitpunkt zugestellt, den Sie sich wünschen.

Versandgeschwindigkeit

Unter der Versandgeschwindigkeit kann zwischen 25%, 50%, 75% und 100% gewählt werden. Erwarten Sie eine relativ zeitnahe Response von sehr vielen Empfängern, beispielsweise bei besonders attraktiven Sonderaktionen, empfehlen wir eine niedrigere Versandgeschwindigkeits-Einstellung, um einer möglichen Überlastung Ihrer Website oder Ihres Shops zuvorzukommen.

Versandzeitpunkt

Unter Versandzeitpunkt können Sie zwischen „direkt nach erfolgreich abgeschlossener Bearbeitung“ und „an definiertem Zeitpunkt“ wählen.

Ist die erste Option gewählt und Sie klicken abschließend auf den rechts untenstehenden Button „E-Mailing sofort versenden“, wird die Versendung initiiert. Der Newsletter kann dann unter „Versendungen /E-Mailings/Historie“ eingesehen werden.

Ist die zweite Option gewählt, können Sie ein Datum und eine Uhrzeit wählen. Auch hiernach erfolgt ein Versand erst nach dem Klicken des Buttons „E-Mailing sofort versenden“. Das somit aktive und geplante Mailing ist bis zum Versandzeitpunkt unter „Versendungen /E-Mailings/Aktive & Geplante“ zu finden.

Versandzeitoptionen

Sie können zusätzlich zum gewählten Datum die Versendung individuell gestalten, indem Sie die Versandzeitoptionen aktivieren, dies ist jedoch optional. Die Versandzeitoptionen gibt es in MAILEON in 4 unterschiedlichen Varianten:

 

1. Versand zu einer spezifischen Versandstunde je nach Kontaktfeld

Bei Wahl dieser Option streckt sich der Versand auf 24 Stunden. Dabei werden für die Bildung der Versandwellen die auf Kontaktseite gespeicherten Werte (Zahlwerte zwischen 0 und 23) verarbeitet. Kontakte mit keinen oder ungültigen Inhalten werden innerhalb der „Default-Welle“ versendet.

 

2. Versand mit höchster Responsewahrscheinlichkeit auf Tageszeit-Basis

Hier wird pro Kontakt geprüft, wann die höchste Response-Wahrscheinlichkeit auf Tageszeitbasis besteht.

Sprich: Zu welcher Stunde öffnet ein Kontakt am häufigsten einen Newsletter.

Abhängig von der definierten Laufzeit werden stündliche Versandwellen gebildet, wobei jede Versandwelle die Kontakte enthält, für welche die größte Response-Wahrscheinlichkeit besteht. Hierzu wird die historische Response eines jeden Kontaktes betrachtet. Diese kann mittels der Option „Klickbezug“ weiter qualifiziert werden.

Die Wellengruppierung normalisiert die Berechnungsbasis – hier empfehlen wir den größtmöglichen Wert (3). Ist der Zeitpunkt für die größte Response-Wahrscheinlichkeit berechnet, wird der Kontakt der Versandwelle vor diesem Zeitpunkt zugewiesen (damit sich die E-Mail bereits in seinem Postfach befindet). Wie bei Option 1 sind Versandintervall und das Zeitfenster natürlich anpassbar.
Die Versendung bleibt im Status „Aktive und geplante“, bis alle Versandwellen durchgelaufen sind.

Findet sich für einen Kontakt keine historische Response, so findet er sich in der „Default-Welle“ wieder.
 

3. Versand mit höchster Response-Wahrscheinlichkeit auf Wochentags-Basis

Hier wird pro Kontakt geprüft, wann die höchste Response-Wahrscheinlichkeit auf Wochentags-Basis besteht.

Sprich: An welchem Tag und zu welcher Stunde des gewählten Versandintervalls öffnet ein Kontakt am häufigsten einen Newsletter.

Abhängig von der definierten Laufzeit werden stündliche Versandwellen gebildet, wobei jede Versandwelle die Kontakte enthält, für welche die größte Response-Wahrscheinlichkeit besteht. Hierzu wird die historische Response eines jeden Kontakts einzeln betrachtet.
Diese kann mittels der Option „Klickbezug“ weiter qualifiziert werden.

Die Wellengruppierung normalisiert die Berechnungsbasis – hier empfehlen wir den größtmöglichen Wert (3). Ist der Zeitpunkt für die größte Response-Wahrscheinlichkeit berechnet, wird der Kontakt der jeweiligen Versandwelle VOR diesem Zeitpunkt zugewiesen (damit sich die E-Mail dann bereits in seinem Postfach befindet). Wie bei der Versandzeitstreckung sind Versandintervall und das Zeitfenster individuell anpassbar.

Die Versendung bleibt im Status „Aktive und geplante“, bis alle Versandwellen durchgelaufen sind.
Findet sich für einen Kontakt keine historische Response, so findet er sich in der „Default-Welle“ wieder.

• • Ergebnisse welcher Mailings werden mit einbezogen? Alle oder nur die letzten 3?
    Es wird die Response aller Mailings miteinbezogen.
  • Werden Klicks und Öffnungen mit einbezogen? Was wird höher gewichtet?
    Dies ist einstellbar.
    Ist der Klickbezug aktiviert, ist beides in der Berechnung enthalten.
    Es gibt keine Wichtung oder Priorisierung beider Responsedimensionen, dies wäre im vorliegenden Fall auch nicht sinnvoll.
  • Lohnt es sich, zunächst zu verschiedenen Zeiten zu versenden, damit das System lernen kann?
    Durch die historischen Versendungen des gegebenen Kunden hat MAILEON bereits einige Response enthalten, welche eine gute Bewertungsbasis darstellen. Sicherlich ist es aus statistischer Sicht ratsam, unterschiedliche Versandzeitpunkte für die Bewertungsbasis zu definieren, sodass die Responsebasis normalisiert wird.

 

Auf Einzelkontaktebene wird das historische Response-Verhalten geprüft und anschließend der Zeitpunkt und gegebenenfalls der Versandtag der höchsten Response-Wahrscheinlichkeit ermittelt.
Dabei werden die Öffnungen (und optional Klicks) zeitlich ausgewertet und in einer Timetable aufsummiert. Der Umfang der Timetable (Start / Ende) ist dabei vom Benutzer definiert und kann sich über Tage bis hin zu einer Woche ab Versandstart erstrecken. Das Ergebnis ist somit ein Versandplan mit Versandwellen. Eine Versandwelle enthält den Teil der Kontakte einer Verteilerliste, welche die höchste Response-Wahrscheinlichkeit direkt nach dieser Uhrzeit bis zur nächsten Versandwelle vorweisen. Kontakte, welche bisher noch keine Response-Informationen vorweisen, werden mit der ersten Welle (Default-Welle) angeschrieben.
Diese entspricht dem Versandstart.

Weiterhin kann der Benutzer das Handling von Effekten hinsichtlich der Versandwellengruppierung beeinflussen. Das wird am Beispiel deutlich:

Ein Kontakt hat folgendes historisches Öffnungsverhalten:

• • 2 Öffnungen um 7:30 Uhr
  • 5 Öffnungen um 8:30 Uhr
  • 6 Öffnungen um 12:30 Uhr

 

Die ermittelte Versandwelle mit höchster Response-Wahrscheinlichkeit wäre die Versandwelle um 12 Uhr (bei Versand zur ganzen Stunde). Die Summe der Response im Zeitfenster 7:30 und 8:30 Uhr (2 stündliche Wellen) ist jedoch höher als die um 12.30 Uhr, es besteht somit bei Versand um 7 Uhr eine statistisch höhere Wahrscheinlichkeit einer Öffnung. Um solche Effekte zu beeinflussen, kann die Anzahl der Versandwellengruppierungen definiert werden.

Wichtig ist, dass eine Versandwelle stets VOR der größten Response-Wahrscheinlichkeit versendet wird, da die Mail ja zu diesem Zeitpunkt bereits im Postfach des Kontaktes liegen sollte.

Ein weiteres Beispiel:

• • 8 Öffnungen um 8 Uhr,
  • 6 Öffnungen um 13 Uhr,
  • 7 Öffnungen um 14 Uhr,
  • 3 Öffnungen um 18 Uhr,
  • 5 Öffnungen um 19 Uhr und
  • 6 Öffnungen um 20 Uhr.

 

Bei Versandwellen-Gruppierung = 1 aufeinanderfolgende Welle würde er um 8 Uhr angeschrieben werden.

Bei Versandwellen-Gruppierung = 2 aufeinanderfolgende Wellen würde er um 13 Uhr angeschrieben werden, da die Summe der Welle um 13 Uhr + 14 Uhr größer ist als die um 8 Uhr +  9 Uhr.

Bei Versandwellen-Gruppierung = 3 aufeinanderfolgende Wellen würde er um 18 Uhr angeschrieben werden, da die Summe der Welle um 18 Uhr + 19 Uhr + 20 Uhr größer ist als die Welle um 13 Uhr + 14 Uhr + 15 Uhr oder die Welle um 8 Uhr + 9 Uhr + 10 Uhr.
 

4. Versandzeitstreckung – Streckung des E-Mailing-Versands

Hier wird die Empfängermenge auf die Anzahl der gewünschten Versandwellen verteilt und gemäß gewähltem Versandintervall nach und nach versendet.
Das Versandintervall und auch das Zeitfenster sind individuell anpassbar.

Die Versendung bleibt im Status „Aktive und geplante“, bis alle Versandwellen durchgelaufen sind.

Bei allen Optionen findet eine Teilung der gesamten Empfängermenge auf eine zuvor definierte Anzahl von stündlichen Versandwellen statt. Die Anzahl der Empfängermenge pro Versandwelle ist dabei entweder symmetrisch (Streckung) oder abhängig vom bisherigen Responseverhalten auf Basis von Tageszeit oder Wochentag. Letzteres bedeutet eine dahingehende Optimierung, dass auf Einzeladress-Ebene zum statistisch günstigsten Zeitpunkt versendet wird – nämlich zu dem Zeitpunkt, an dem die Wahrscheinlichkeit für eine Öffnung am höchsten ist.

Die Versandwellen können durch eine Vorschau im Vorfeld betrachtet werden. Ein „Versand mit höchster Response-Wahrscheinlichkeit“ ist jedoch erst zu empfehlen und verlässlich, wenn zuvor bereits zu verschiedenen Versendungszeiten versendet wurde und so eine Basis zur optimalen Versandzeit-Findung besteht. Die Erfassung der notwendigen Response-Daten ist jedoch nur möglich, wenn das Einzelnutzertracking verwendet wurde.

Entwurf-Zusammenfassung

Die Zusammenfassung dient als Kurzübersicht der wichtigsten Einstellungen und weist Sie darauf hin, falls fehlende Einstellungen oder Checks der Qualitätssicherung die Versandeinplanung verhindern. Dann kann auch der Newsletter-Entwurf nicht versendet werden und der Button „E-Mailing Versand planen“ ist nicht klickbar.

Nach dem Versand finden sich die geplanten (versandzeitoptimierten) E-Mailings im Bereich „Aktive & Geplante” E-Mailings, bis alle Versandwellen versendet wurden.