4.1 Kontaktexport

Allgemeine Informationen

In diesem Bereich sind alle Kontaktexporte des Kontos aufgelistet. Sie können einen neuen Kontaktexport über den Button unterhalb der Tabelle hinzufügen. Bitte klicken Sie hierzu auf den „+“ Button oben rechts – „neuen Kontaktexport erstellen“.

Schritt 1: Kontaktdaten

Der erste Schritt im Workflow besteht aus Eingabe einer Bezeichnung für den Export und Auswahl eines Kontaktfilters, der für den Export angewendet werden soll („Allgemeine Einstellungen“). In der Rubrik „Kontaktdatenfelder“ legen Sie fest, welche Felder letztendlich exportiert werden sollen.  Die Checkbox „Kopfzeile“ steuert den Export einer Kopfzeile mit Spaltenüberschriften, falls gewünscht. Nun klicken Sie bitte den Button „weiter“.
 

Schritt 2: Dateiformat

Dateiformatierung

Hier können Sie die Formatierung der Exportdatei anpassen.  Dateiformat: der Export wird derzeit immer im Format CSV durchgeführt. Diese können u.a. mit einem Texteditor oder einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet und/ oder bearbeitet werden. Zeichensatz: hier kann die Zeichenkodierung für den Export eingestellt werden, z.B. „ISO-8859-1 (für Excel optimiert) oder „UTF-8“. Datenfeldtrennzeichen: es stehen Semikolon, TAB oder Leerzeichen zur Auswahl. Das Trennzeichen legt fest, wann ein neues Datenfeld beginnt (z.B. „Max;Mustermann;Max.Mustermann@xqueue.de). Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.
 
Dezimaltrennzeichen

Dezimaltrennzeichen: Auswahlmöglichkeiten sind Komma oder Punkt, um festzulegen, wie die Dezimalstellen von ganzen Zahlen getrennt werden. Kommastellen: gibt an, wie viele Stellen hinter dem Komma bei Dezimalzahlen angezeigt werden sollen. Die Auswahlmöglichkeiten sind 0 bis 4.
 
Kontaktvorschau

Hier können Sie prüfen, ob die Kontakte in der Exportdatei korrekt dargestellt werden. Danach klicken Sie bitte auf „weiter“.
 

Schritt 3: Export

Hier ist derzeit jeweils nur eine Option vorhanden. Das Menü wurde so konzipiert, dass künftig weitere Optionen hinzugefügt werden können.  Methode: in der Benutzeroberfläche (der Export wird in der Kontaktexportübersicht angezeigt und kann von dort dann heruntergeladen werden) Intervall: einmalig Exportbeginn: sofort Bitte klicken Sie auf „Kontakte exportieren“. Sie finden sich im Menü „Kontaktexportübersicht“ wieder, wo Ihre bisherigen Exporte angezeigt werden. Durch Klick auf den Namen des Kontaktexportes, können Sie die CSV-Datei, in ein ZIP-Archiv gepackt, nun herunterladen.

Was genau sind CSV-Dateien?

Das Dateiformat CSV steht für englisch Comma-separated values (seltener Character-separated values, da das Trennzeichen nicht zwingend ein Komma sein muss) und beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. Die Dateinamenserweiterung lautet .csv. Ein allgemeiner Standard für das Dateiformat CSV existiert nicht, jedoch wird es im RFC 4180 grundlegend beschrieben. Die zu verwendende Zeichenkodierung ist ebenso wenig festgelegt; 7-Bit-ASCII gilt weithin als der kleinste gemeinsame Nenner. Innerhalb der Textdatei haben einige Zeichen eine Sonderfunktion zur Strukturierung der Daten.

• Ein Zeichen wird zur Trennung von Datensätzen benutzt. Dies ist in der Regel der Zeilenumbruch des Datei-erzeugenden Betriebssystems – bei dem Betriebssystem Windows sind es in der Praxis oft tatsächlich zwei Zeichen.
• Ein Zeichen wird zur Trennung von Datenfeldern (Spalten) innerhalb der Datensätze benutzt. Allgemein wird dafür das Komma eingesetzt. In unserem System sind auch Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator, Leerzeichen möglich.
• Um Sonderzeichen innerhalb der Daten nutzen zu können (z. B. Komma in Dezimalzahlwerten), wird ein Feldbegrenzerzeichen (auch: Textbegrenzungszeichen) benutzt. Normalerweise ist dieser Feldbegrenzer das Anführungszeichen “. Wenn der Feldbegrenzer selbst in den Daten enthalten ist, wird dieser im Datenfeld verdoppelt.

Der erste Datensatz kann ein Kopfdatensatz sein, der die Spaltennamen definiert, diese muss nicht zwingend enthalten sein. Jeder Datensatz sollte laut RFC 4180, Absatz 2, Punkt 4 die gleiche Anzahl Spalten enthalten – dies wird aber nicht immer eingehalten, insbesondere Excel ist bekannt dafür, beim Speichern einer CSV Datei leere Datenfelder nicht durch ein Trennungszeichen anzugeben. Unser System erwartet jedoch immer ein Trennungszeichen, auch wenn das Datenfeld keinen Wert enthält. Dementsprechend wird beim Export auch immer ein solches Trennungszeichen gesetzt.
 
Beispiel einer CSV Datei

Stunde;Montag;Dienstag;Mittwoch;Donnerstag;Freitag
1;Mathe;Deutsch;Englisch;Mathe;Kunst
2;Sport;Französisch;Geschichte;Sport;Geschichte
3;Sport;"Religion ev;kath";Kunst;;Kunst