4.1 Kontaktexport

Allgemeine Informationen

Gehen Sie zu Listen & Kontakte > Kontakte > Kontaktexport. In dieser Übersicht sind alle Kontaktexporte des Kontos in einer Tabelle aufgelistet. Sie können einen neuen Kontaktexport über zwei Wege hinzufügen. Klicken Sie entweder auf den „+“ Button oben rechts oder auf den Button neuen Kontaktexport erstellen unten rechts.

Abb. 1: Es gibt zwei Buttons, mit denen Sie einen neuen Kontaktexport erstellen können.

Schritt 1: Kontaktdaten

Der erste Schritt im Workflow besteht aus der Eingabe der Basisdaten sowie der Auswahl von Kontaktfiltern und Kontaktfeldern.

Abb. 2: Der erste Schritt beim Kontaktexport – Basiseinstellungen, Kontaktfelder und Response-Informationen.

Die Kontaktdaten sind in drei Rubriken aufgeteilt:

• Allgemeine Einstellungen: Legen Sie die Datenbasis, den Namen und den Kontaktfilter fest. Die Checkbox Kopfzeile steuert den Export einer Kopfzeile mit Spaltenüberschriften, falls gewünscht.
• Kontaktfelder: Wählen Sie aus, welche Feldinhalte Sie exportieren wollen. Markieren Sie dazu im linken Feld ein verfügbares Kontaktfeld und verschieben Sie es dann per Doppelklick oder mittels der blauen Pfeile in das rechte Feld.
• Response-Informationen. Wählen Sie auch hier aus, welche Response-Informationen auf Einzelkontaktebene mit exportiert werden sollen.

Nach Abschluss Ihrer Eingaben klicken Sie bitte den Button weiter.

Schritt 2: Dateiformat & Export

Im zweiten Schritt spezifizieren Sie das Zeichenformat und die zugehörigen Einstellungen der Exportdatei. Das momentan unterstützte Dateiformat ist CSV.

Abb. 3: Im zweiten und finale Schritt der Exporterstellung legen Sie das Format fest.

Dateiformatierung

Hier passen Sie die Formatierung der Exportdatei an. Der Export wird derzeit immer im Format CSV durchgeführt. Die Exportdateien können u. a. mit einem Texteditor oder einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet und/oder bearbeitet werden.

• Zeichensatz: Hier kann die Zeichenkodierung für den Export eingestellt werden, z. B. „ISO-8859-1 (für Excel optimiert) oder „UTF-8“.
• Datenfeldtrennzeichen: Es stehen Semikolon, Komma, TAB, Leerzeichen und Pipe (vertikaler Strich) zur Auswahl. Das Trennzeichen legt fest, wann ein neues Datenfeld bzw. eine neue Spalte in der CSV-Exportdatei beginnt (z. B. „Max;Mustermann;Max.Mustermann@xqueue.de“). Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.
• Kommastellen: gibt an, wie viele Stellen hinter dem Komma bei Dezimalzahlen angezeigt werden sollen. Die Auswahlmöglichkeiten sind 0 bis 4.

Kontaktvorschau

Hier können Sie prüfen, ob die Kontakte in der Exportdatei korrekt dargestellt werden. Es wird ein Teil der Kontakte dargestellt inklusive Spaltenüberschriften, die den Kontaktfeldnamen entsprechen. Die Spaltenüberschriften und Feldinhalte sind nur in der Vorschau mit Anführungszeichen versehen, die eingestellten Datenfeldtrennzeichen trennen die Inhalte voneinander.

Ist alles korrekt, klicken Sie bitte auf Kontakte exportieren. Sie werden nun zurück zur Übersicht geleitet, wo der neue Kontaktexport nach Fertigstellung in der ersten Zeile der Übersichtstabelle angezeigt wird.

Export: Infos und Download

Abb. 4: Nach Fertigstellung wird der neue Kontaktexport in der Übersicht angezeigt.

Durch Klick auf den Namen des Kontaktexportes oder wahlweise das Diagrammsymbol rechts außen rufen Sie die Detailinformation zum Export auf. Hier sehen Sie die Anzahl der exportierten Kontakte, den verwendeten Kontaktfilter und die gewählten Kontaktfelder. Klicken Sie auf den Link Kontakte downloaden, um die CSV-Exportdatei, in ein ZIP-Archiv gepackt, nun herunterladen. Mit den weiteren Symbolen rechts außen können Sie den Kontaktexport aktualisieren (gerundeter Pfeil) oder löschen (X).

Praktisch und zeitsparend: Über den unteren Link + neuen Kontaktexport mit diesen Einstellungen erstellen generieren Sie einen neuen Kontaktexport, bei dem Ihre vorherigen Einstellungen wie Datenbasis und Formatierungen bereits hinterlegt sind.

Abb. 5: Exportdetails und Downloadlink rufen Sie durch Klick auf den Namen des Kontaktexports auf.

Was genau sind CSV-Dateien?

Das Dateiformat CSV steht für englisch „Comma-separated values“ (seltener Character-separated values, da das Trennzeichen nicht zwingend ein Komma sein muss) und beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. Die Dateinamenserweiterung lautet .csv. Ein allgemeiner Standard für das Dateiformat CSV existiert nicht, jedoch wird es im RFC 4180 grundlegend beschrieben. Die zu verwendende Zeichenkodierung ist ebenso wenig festgelegt; 7-Bit-ASCII gilt weithin als der kleinste gemeinsame Nenner. Innerhalb der Textdatei haben einige Zeichen eine Sonderfunktion zur Strukturierung der Daten.

• Ein Zeichen wird zur Trennung von Datensätzen benutzt. Dies ist in der Regel der Zeilenumbruch des Datei-erzeugenden Betriebssystems – beim Betriebssystem Windows sind es in der Praxis oft tatsächlich zwei Zeichen.
• Ein Zeichen wird zur Trennung von Datenfeldern (Spalten) innerhalb der Datensätze benutzt. Allgemein wird dafür das Komma eingesetzt. In unserem System sind auch Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator, Leerzeichen möglich.
• Um Sonderzeichen innerhalb der Daten nutzen zu können (z. B. Komma in Dezimalzahlwerten), wird ein Feldbegrenzerzeichen (auch: Textbegrenzungszeichen) benutzt. Normalerweise ist dieser Feldbegrenzer das Anführungszeichen. Wenn der Feldbegrenzer selbst in den Daten enthalten ist, wird dieser im Datenfeld verdoppelt.

Der erste Datensatz kann ein Kopfdatensatz sein, der die Spaltennamen definiert, diese muss nicht zwingend enthalten sein. Jeder Datensatz sollte laut RFC 4180, Absatz 2, Punkt 4 die gleiche Anzahl Spalten enthalten – dies wird aber nicht immer eingehalten, insbesondere Excel ist bekannt dafür, beim Speichern einer CSV Datei leere Datenfelder nicht durch ein Trennungszeichen anzugeben. Unser System erwartet jedoch immer ein Trennungszeichen, auch wenn das Datenfeld keinen Wert enthält. Dementsprechend wird beim Export auch immer ein solches Trennungszeichen gesetzt.

Beispiel einer CSV Datei

Stunde;Montag;Dienstag;Mittwoch;Donnerstag;Freitag
1;Mathe;Deutsch;Englisch;Mathe;Kunst
2;Sport;Französisch;Geschichte;Sport;Geschichte
3;Sport;"Religion ev;kath";Kunst;;Kunst

Abmelder exportieren (Abmelderdatenbank)

Im Laufe der Zeit sammeln sich Abmelder-Adressen im Kontaktbestand an.
Um diese offline zur Verfügung zu haben und in CRM-Systemen nachzupflegen, kann man diese aus Maileon als csv-Datei per Abmelderexport herunterladen.

Hierzu gehen Sie auf Listen & Kontakte > Kontaktexport > Button rechts: Alle Abmelder exportieren (grün markiertes Symbol in der Mitte).

Über das Download-Symbol auf der rechten oberen Seite können Sie dann die Abmelderdatenbank als csv-Liste exportieren.
Im Suchfeld können Sie auch nach bestimmten E-Mail-Adressen suchen, um zu prüfen, ob und wann sich ein Kontakt abgemeldet hat.

Hinweis: Es sind grundsätzlich nur jene Daten herunterladbar, die gemäß den Grundeinstellungen gespeichert werden.
Unter Einstellungen > Kontaktmanagement > Abmeldermanagement können Sie festlegen, wie lange Abmelderdaten gespeichert bleiben sollen.
Bereits gelöschte Abmelderadressen können nicht wiederhergestellt oder exportiert werden.

Möchten Sie die oben gezeigte Tabelle um weitere Informationen ergänzen (Vorname, Nachname, Kundennummern, etc.), müssen Sie in den Grundeinstellungen die Daten bzw. Spalten auswählen und festlegen, die im Falle einer Abmeldung gespeichert werden sollen.
Hierbei sind die DSGVO-Voraussetzungen zu beachten.