Cadama (deutsch)

CADAMA – eine effiziente Spezial-Anwendung von Maileon

1.Einführung

CADAMA (Cross Account Data Manager) ist eine individuell entwickelte Anwendung, die im XAPPs-Framework von Maileon läuft. Administratoren nutzen Maileon direkt, um Kampagnen zu starten, während Unterkonten/Tochtergesellschaften über synchronisierte E-Mails vom Hauptkonto aus interagieren.

Mit CADAMA kann ein Hauptkontoadministrator Benutzer von Unterkonten (Tochtergesellschaften, Filialen) bitten, an einer bestimmten E-Mail-Kampagne teilzunehmen. Mit ihrer Zustimmung übernehmen sie die Kampagne. Mit wenigen Klicks können die Tochtergesellschaften bestimmte Teile des E-Mail-Inhalts anpassen – wie z. B. Produktcodes in Angeboten oder Formularen –, während der Rest der E-Mail automatisch generiert wird, einschließlich der Prüfung auf Produktverfügbarkeit, Preise und weitere Details.

Die Teilnahme an der Kampagne ist freiwillig und für Tochtergesellschaften nicht verpflichtend.

CADAMA ermöglicht es einer Tochtergesellschaft, ihren eigenen regionalen Newsletter zu erstellen, was zu einer effizienteren und reibungsloseren Verteilung führt.

Beispiele für CADAMA-Anwendungen:

• Supermarktketten, die ihre eigenen regionalen Produkte neben ihrem Standardsortiment anbieten möchten.
• Automobilhandel, wo Filialen und Händler eigene Designs und Leasingbedingungen haben.
• Fitnessstudioketten, die zentrale Angebote versenden und gleichzeitig Inhalte wie Trainervorstellungen, Kurspläne, Eröffnungsangebote etc. bewerben möchten.

Neben den genannten Beispielen unterstützt CADAMA Hotelketten, Franchise-Restaurants, Versicherungen, Bildungs- und Forschungseinrichtungen sowie Partnernetzwerke dabei, das Content-Management zwischen zentralen Organisationen und ihren kleineren Einheiten zu vereinfachen und deutlich zu verbessern.

Hauptvorteile:

Die Mandantenfähigkeit von CADAMA ermöglicht Kosteneffizienz durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen über Subaccounts hinweg. Die zentrale Plattform erlaubt Administratoren die Verwaltung aller Subaccounts/Tochtergesellschaften über eine einzige Oberfläche. Robuste Datenisolation und Zugriffskontrollen gewährleisten hohe Sicherheit und Datenschutz. Dank der flexiblen und anpassbaren Funktionen der Plattform können Unternehmen den Service an die spezifischen Bedürfnisse jedes Subaccounts anpassen.

Hinweis: CADAMA ist eine Eigenentwicklung der XQueue GmbH und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

2. Die Struktur von CADAMA

In dieser Dokumentation demonstrieren wir den Aufbau und die Funktionsweise des Tools anhand eines Beispiels. Da dieses Tool hochspezialisiert und maßgeschneidert ist, kann seine Bedienung nur in dieser Form dargestellt werden. Bei weiteren Fragen wende dich bitte an support@xqueue.com – wir helfen dir gerne weiter.

Der zentrale Account fungiert als Master-Account, der für die Erstellung der Kampagnen-Mailings verantwortlich ist. Bevor Kampagnen-Mailings versendet werden, erhalten die beteiligten Unteraccounts (Tochtergesellschaften) eine Kampagnenzusammenfassung – im CADAMA-Tool als „Umfrage” bezeichnet – über anstehende Kampagnen. Diese Zusammenfassung enthält eine Abmeldeoption und trägt denselben Namen wie die Kampagne selbst.

In der Zusammenfassung können Unteraccounts eine Vorschau auf das erhalten, was in einem vordefinierten kommenden Zeitraum (z. B. im nächsten Quartal) zu erwarten ist, einschließlich Kampagnenthemen und geplanter Versanddaten.
Unteraccounts können sich nach Erhalt der Kampagnenzusammenfassungen bei Bedarf abmelden; standardmäßig sind jedoch alle Tochtergesellschaften angemeldet. Es ist keine Aktion erforderlich, um weiterhin von dem zentral verwalteten, effektiven E-Mail-Marketing zu profitieren. Der Master-Account versendet die Mailings an die konfigurierten Verteilerlisten.

Hinweis: Kampagnen werden vom zentralen Account an die Unteraccounts weitergeleitet, über die die Mailings versendet werden. Benutzer mit der Rolle Administrator haben Zugriff auf die Kampagnen. Alle Kampagneninhalte werden innerhalb von Maileon verwaltet.

CADAMA verwendet vordefinierte Versandpläne für alle Kampagnen, was einen transparenten, effizienten und gestrafften Workflow bei gleichbleibenden Qualitätsstandards gewährleistet.
Hinweis: Obwohl der dynamische Hauptinhalt der Mailings zentral synchronisiert wird, sind das Format und das Kopfbild immer auf den Anbieter personalisiert. Ein Franchisegeber kann einem Unteraccount Zugriff auf ein Konto gewähren, wobei dies in der Regel auf die Einsicht in die für sie relevanten Reports beschränkt ist.

3. Login bei XAPPS

Die Nutzung dieses Tools erfordert den Zugriff auf den Maileon XAPPs Service (Abb. 1). Folge der Toolbar von oben nach unten.

3.1. Erstellung einer Kampagnenzusammenfassung

In diesem Beispiel zeigen wir, wie CADAMA über die Admin-Oberfläche genutzt wird.
Innerhalb des CADAMA-Tools wird die Kampagnenzusammenfassung als „Umfrage“ bezeichnet. Daher beziehen wir uns im Folgenden darauf.
Um eine Umfragezu erstellen, klicke auf „Teilnahmeumfrage hinzufügen“ (Abb. 2).

Hinweis: Umfragen im Entwurfsstadium (Entwürfe) können auch durch Klicken auf das Bleistift-Symbol bearbeitet werden.

Nach dem Öffnen des Entwurfs füge einen Titel, eine Beschreibung und eine Planungszeit (Geplant für) hinzu (Abb. 3). Eine Finalisierung des Inhalts ist nicht erforderlich.
Klicke nach der Bearbeitung auf die Schaltfläche „Newsletter hinzufügen“.

3.2. Erstellung und Aktivierung

Die Schnittstelle verbindet sich mit allen Maileon-Accounts und ermöglicht das Einlesen der Mailings in Maileon über den mit dem Hauptaccount verknüpften API-Key. Die Auswahl des Namens (Maileon-Newsletter) und der Zielgruppe über das Dropdown-Menü ist erforderlich (Abb. 4).

Der Zeitpunkt (Newsletter planen für) und das geplante Abmeldedatum (Abstimmungsdeadline) können geändert werden.

Sobald der Name und die Zielgruppe für das Mailing ausgewählt sind, werden die Betreffzeile und der Vorschautext automatisch ausgefüllt (Abb. 5).

Klicke nach Abschluss dieser Schritte auf die Schaltfläche „Speichern“. Um den Versand an die Unteraccounts zu starten, klicke auf das grüne Briefumschlag-Symbol (Abb. 6).

Durch Klicken auf das Symbol kannst du sehen, welche Accounts die Umfrage erhalten werden (Abb. 7).

Hinweis: Mit dem gelben Doppelpfeil-Symbol kann CADAMA auch als Planungstool verwendet werden. Diese Option ist nützlich, um Mailings zu synchronisieren oder zu replizieren und sie automatisch zu versenden, ohne dass eine Umfrage erforderlich ist (Abb. 8).

Erstelle nach Abschluss der Umfrage das Mailing in deinem Maileon-Account und bearbeite den Inhalt im Editor gemäß den bereitgestellten Informationen. Hilfe dazu findest du im UI2-Bereich des Maileon Help Centers.

3.3. Synchronisierung

Nach der Erstellung des Mailings ist der nächste Schritt die Synchronisierung (Abb. 9). In diesem Bereich kannst du die anstehenden Mailings und deren voraussichtlichen Zeitplan einsehen.
Graue Symbole zeigen an, dass ein Mailing noch nicht synchronisiert wurde, während grüne Häkchen signalisieren, dass die Synchronisierung abgeschlossen ist.
Andere Mailings können ebenfalls nach Belieben über das Stift-Symbol eingerichtet werden, während das grüne Recycle-Symbol die Synchronisierung anzeigt. Nach der Synchronisierung hast du die Möglichkeit, ein Test-Mailing an dich selbst und an alle Anbieter zu senden, indem du auf das Briefumschlag-Symbol klickst.

Nach dem Klick auf das Synchronisierungs-Symbol wirst du zum Synchronisierungsstatus (Newsletter-Synchronisierung) weitergeleitet (Abb. 10). Der Abschluss der Synchronisierung wird durch eine grüne Linie angezeigt, während noch laufende Prozesse durch eine rote Linie am oberen Rand der Seite markiert sind.
Bei Umfragen, die auf die Synchronisierung warten, werden die Accounts, die an der letzten Umfrage teilgenommen haben (oberste Zeile, gelb markiert), automatisch synchronisiert.
Diejenigen, die nicht an der letzten Umfrage teilgenommen haben (untere Zeile, rot markiert), können ebenfalls durch Markieren der Kästchen ausgewählt werden.
Klicke nach deiner optionalen Auswahl auf „Ausgewählte Elemente übertragen“ (lila markiert). 

Hinweis: Wenn sich ein Unteraccount nach Erhalt der Umfrage sich abmeldet, wird er nicht mehr in dieser Liste aufgeführt.

Der Status bereits synchronisierter Umfragen – sowohl im Master-Account als auch in den Unteraccounts – ist grün markiert (Abb. 11). Sobald die Umfrage aktiviert ist, erscheint die geplante Zeit unter „Aktiviert“.

Hinweis: Durch Klicken auf die Mailing-ID gelangst du direkt zum Mailing.
Über die Test-Mailing-Option (grüner Briefumschlag) kannst du ein Test-Mailing nur an diesen Account senden. Diese Einschränkung gilt auch für die Synchronisierung.
Das rote Pinsel-Symbol ist eine Sicherheitsfunktion, die nur in Maileon verwendet wird. Sie ermöglicht es dem Administrator, in Prozesse einzugreifen, die den Versand oder die Datenbank unterbrechen könnten.

Wähle nach der Synchronisierung die zu aktivierenden Accounts durch Markieren der Kästchen aus und klicke dann auf die Schaltfläche „Ausgewählte Elemente aktivieren“ (Abb. 12).

Zur Bestätigung des Vorgangs ist eine Bestätigung erforderlich, die in diesem Stadium die Möglichkeit bietet, den Zeitplan anzupassen. Durch Klicken auf die blaue Schaltfläche „Newsletter zum Versandzeitpunkt versenden“ wird das Mailing zum voraussichtlichen geplanten Zeitpunkt versendet (Abb. 13).

Die rote Schaltfläche (Newsletter sofort versenden) löst den sofortigen Versand aus.

3.4. Reporting

Der entscheidende und einzigartige Vorteil von CADAMA besteht darin, dass es Daten von allen Unteraccounts in einer einzigen Zusammenfassung sammelt und so die Gesamtleistung ohne manuelle Datenerfassung bereitstellt.

Hinweis: Statistiken werden für alle Newsletter aggregiert (Öffnungen/Klicks).
Klicke auf das grüne Grafik-Symbol, um die Einzelheiten zu sehen (Abb. 14).

Hinweis: Dieses Management-Tool bietet praktische und effektive Unterstützung für die Verwaltung einer großen Anzahl von Accounts.

Automatische Übersetzungen sind auf Anfrage ebenfalls möglich. In diesem Fall übersetzt CADAMA die dynamischen Inhalte in die Zielsprache. Die korrekte Sprache für jeden Unteraccount muss manuell eingestellt werden.

Optionale Ergänzung: Auswahl von Kategorien für die Umfrage

Die Auswahl von Kategorien für die Umfrage bietet eine größere Flexibilität. Der dynamische Teil der Umfrage kann produktbezogene Kategorien enthalten, wobei die den Produkten entsprechenden Tags einfach über die Kontrollkästchen der jeweiligen Benachrichtigungskategorie (Kategorieabmeldungen) ausgewählt werden können (Abb. 15).

Vorteile: Die Umfrage beschränkt sich nicht nur auf Titel, sondern umfasst auch Tags. Dies ermöglicht es den Empfänger-Accounts, sich von spezifischen Kategorien abzumelden – zum Beispiel, wenn ein Produkt nicht vorrätig ist.

In diesem Fall wird das gesamte Mailing mit den Unteraccounts synchronisiert, aber die ausgewählten Produkte bleiben ausgeblendet.