3.1 Kontaktimport

Allgemeine Informationen

In Maileon lassen sich ihre Kontakte über unterschiedlichste Wege importieren, dabei ist der manuelle Import einer Kontaktliste meist die einfachste Option, aber auch ein Datentransfer über FTPS-Server und API/ Schnittstellen ist möglich. Im Bereich Listen & Kontakte > Kontakte > Kontaktimport haben Sie die Option zwischen einem manuellen Import und dem automatischen Import über FTPS-Server.

Für beide Optionen bietet Ihnen Maileon einen Überblick aller bisherigen Importe in einer chronologischen Übersicht. Für weitere Details können Sie auf die Bezeichnung des jeweiligen Imports oder das Diagramm-Icon rechts außen klicken.

Abb. 1: Alle Kontaktimporte sind in der Übersicht aufgelistet.

Kontaktimport-Details (manueller Import)

Hier erhalten Sie eine Auswertung aller von Import betroffenen Kontakte.

Abb. 2: Nach erfolgreichem Kontaktimport können Sie Informationen über die importierten Kontakte einsehen.

Beispiel:

• Die Importdatei beinhaltete 10 Kontaktzeilen, also 9 Kontakte sowie die Kopfzeile.
• Es kamen 9 neue Kontakte hinzu, welche bisher nicht Teil Ihres Kontaktbestandes waren.
• 0 Kontakte waren bereits Teil Ihres Kontaktimportes oder wurden automatisch, als Dublette in Ihrer Kontaktdatei, nicht beim Import berücksichtigt.
• 1 Kontakt wurde, aufgrund eines Fehlers in der E-Mail-Syntax, nicht importiert.

 

Optional können Sie sich über den Link einen Import-Bericht herunterladen. Dieser beinhaltet alle nicht zu importierenden Kontakte des Kontaktimports.

Kontaktimport-Einstellungen

Wenn Sie erfahren möchten, mit welchen Detail-Einstellungen der betroffene Kontaktimport durchgeführt wurde, so können Sie über einen Klick auf Kontaktimport-Einstellungen alle betroffenen Einstellungen in einer Übersicht einsehen.

Abb. 3: Die weiteren Kontaktimport-Einstellungen geben Auskunft über die festgelegten Details des Kontaktimportes.

Anleitung: Manuellen Kontaktimport erstellen

In der nachfolgenden Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt durch einen manuellen Kontaktimport.

Schritt 0 – Neuen Import starten

Für den Import neuer Kontakte legen Sie zunächst einen neuen Kontaktimport an. Dazu klicken Sie bitte auf das „+” oder den Button neuen Kontaktimport starten. Es öffnet sich ein kleines Fenster, hier wählen Sie den Typ regulärer Kontaktimport aus.

Abb. 4: Auswahl des Import-Typs bei Erstellung eines neuen Kontaktimports.

Schritt 1 – Datenupload

Zunächst laden Sie die gewünschte Import-Datei, inklusive aller gewünschten Kontakt-Informationen, hoch. Erlaubte Dateiformate sind CSV-, TXT-, und ZIP-Dateien. Wir empfehlen den Import einer CSV-Datei mit dem Zeichensatz UTF 8 oder Excel-optimiert.

Falls Sie im Feld für die Bezeichnung keinen Namen eingeben, übernimmt Maileon automatisch den Namen Ihrer Import-Datei und setzt ihr noch „Import_“ voran.

Abb. 5: Auswahl der Datei für den Kontaktimport-Upload.

Erscheint die Meldung „Kontaktdatei XY erfolgreich auf den Server geladen”, können Sie in den zweiten Schritt des Imports springen. Hierzu klicken Sie bitte auf weiter.

Schritt 2 – Textkonvertierung

Nun gilt es die Werte Ihrer Import-Datei in der richtigen Formatierung in Ihren Kontaktbestand zu integrieren. Die Angaben der Dateiformatierung werden automatisch erkannt.

Abb. 6: In den Einstellungen für das Dateiformat können Sie angeben, ob Ihre Import-Datei eine Kopfzeile enthält.

Prüfen Sie Darstellung Ihrer Import-Werte in der Kontaktvorschau. Sollte es hier zu Darstellungsfehlern kommen, so muss die Dateiformatierung ggf. angepasst werden. Die meisten Importdateien besitzen eine Kopfzeile, dies geben Sie mit einem Häkchen über die Option „Kopfzeile vorhanden” an. So können Sie die Bezeichnung der zu importierenden Spalten direkt übernehmen, dies spart Zeit in Schritt 3 des Kontaktimports.

Schritt 3 – Kontaktfelder & Optionen

Kontaktfeldzuordnung

Nun stellen wir die richtige Zuordnung der Kontaktfelder Ihrer Import-Datei in die Maileon Kontaktfelder sicher. Ordnen Sie die passenden Maileon Kontaktfelder zu. Neben der E-Mail-Adresse der Import-Kontakte sind alle weiteren Kontaktfelder optional. Wir empfehlen jedoch möglichst viele Kontakt-Werte zu importieren, dies ermöglicht Ihnen spannende Funktionen, Personalisierungen (Beispiel: dynamische Anreden) und Filterungen (für Verteilerlisten oder Reportings). Einige Zuordnungen sind sicherlich bereits korrekt, andere Zuordnungen müssen über das Dropdown-Menü noch korrigiert werden. Hier lernt Maileon mit, so sparen Sie bei weiteren Importen wertvolle Zeit.

Sollte Ihre Importdatei Kontaktfelder enthalten, die Sie bisher nicht in Maileon angelegt wurden, so können Sie direkt im Import-Prozess über den Button neues Kontaktfeld hinzufügen erstellen.

Abb. 7: Während des Kontaktimport-Vorganges können Sie zusätzliche Kontaktfelder anlegen.

Besonders wichtig ist der Feldtyp, da dieser je nach Inhalt (beispielsweise Zahlen, Buchstaben, Datum etc.) ausgewählt werden muss. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie jeweils nach Auswahl des Feldtyps.

Kontaktimportoptionen

Vielfältige Möglichkeiten bieten Ihnen die Kontaktimportoptionen weiter unten, jedoch sind hier bereits sinnvolle Standards gesetzt, somit sind in den meisten Fällen keine Anpassungen notwendig.

Abb. 8: In den Kontaktimportoptionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

Die Option Kontaktfeldwerte ergänzen lässt sich ideal nutzen, falls Sie einen bestimmten Wert für ein bestehendes oder neues Kontaktfeld ergänzen möchten, falls die Importdatei nicht speziell für den Import in Maileon aufbereitet wurde oder mal ein Kontaktfeld fehlt.

Über die Kontaktimportoption geben Sie an, welche Kontakte wie aktualisiert werden sollen. Sie können:

• Vorhandene Kontakt aktualisieren
• Vorhandene Kontakt aktualisieren, aber inhaltslose Werte ignorieren
• Nur vorhandene Kontakte aktualisieren, aber neue Kontakte ignorieren
• Vorhandene Kontakt nicht aktualisieren

 

Der „Abmelderschutz” ist als Standard immer aktiv, so werden ungewünschte Reaktivierungen von Abmeldern verhindert. Deaktivieren Sie den Abmelderschutz nur, wenn Sie dies explizit wünschen und eine aktuelle Permission für betroffene Kontakte vorliegt.

Optional können Sie über„Filterung” den Import von Kontakten mit nicht importierbaren Werten ausschließen. Des Weiteren können Sie über „Kontaktabmeldung” auf Wunsch alle Kontakte im Kontaktbestand abmelden, welche nicht Teil der Kontaktliste sind.

Schritt 4 – Permission & Import

Permission-Handling

Der Kontakt-Import ist nun beinahe abgeschlossen, jedoch fehlen noch ein paar essenzielle Informationen zum Permissions-Verhalten. Generell gibt es zwei Optionen. Entweder haben Sie bereits die benötigte Permission-Methode vorliegen oder Sie verschicken eine DOI-Mail, um die Permission der betroffenen Kontakte einzuholen.

Permission vorhanden:
Wählen Sie die für Sie passende Permission-Methode aus. Ideal und auf jeden Fall zu empfehlen – Stichwort DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) – ist hier die DOI+ (Double-Opt-In inkl. Einzelnutzertracking). Ob Sie diese Angabe jedoch auswählen dürfen, hängt mit der Beschaffung Ihrer Kontaktdaten zusammen. Richtiger Ansprechpartner ist hier Ihr Datenschutzbeauftragter.

Abb. 9: Spezifizieren Sie die Permissions-Methode, mit der die Kontakte importiert werden sollen.

Optional können Sie auch die Permission-Aktualisierung bei bereits bestehenden Kontakten aktivieren.

Permission nicht vorhanden:
Sie können Kontakte direkt mit einer DOI-Mail beschicken und so die benötigte Permission einholen. Hierfür benötigen Sie eine DOI-Mail in Ihrem Konto. Sollte diese noch nicht vorhanden sein, so können Sie die Umsetzung selbst übernehmen oder unsere Service-Kollegen kontaktieren. Zusätzlich lässt sich über eine Checkbox aktivieren/deaktivieren, ob die Permission das Einzelnutzertracking beinhaltet oder nicht. Ebenfalls können Sie aktivieren/deaktivieren, ob auch Kontakte mit bestehender Permission eine DOI-Mail erhalten sollen.

Abb. 10: Mit dem Kontaktimport kann eine DOI-Versendung getriggert werden, die eine Permission erfragt.

Kontaktimport-Nachverfolgung

Um eine für den Versand benötigte Verteilerliste zu erstellen, müssen Sie zudem die Option der Kontaktimport-Nachverfolgung aktivieren. Nun können Sie einen Kontaktfilter und dann auch die gewünschte Verteilerliste erstellen. Selbstverständlich können Sie hier jeweils passende Bezeichnungen auswählen und gegebenenfalls direkt den passenden Versendungs-Entwurf zuordnen.

Abb. 11: Bei den Tracking-Optionen können Sie diverse Listen und Filter auf Basis Ihres Kontaktimports erstellen.

Optional können Sie neben der Verteilerliste auch folgende Listen erstellen:

• Testliste: Schicken Sie Ihren Newsletter vor dem Versand an gewünschte Mail-Adressen, beispielsweise von Kolleginnen/ Kollegen.
• Freigabeliste: Schicken Sie Ihren Newsletter vor dem Versand an gewünschte Mail-Adressen für eine Freigabe. Empfänger können den Newsletter freigeben oder ablehnen.
• Default-Liste: Erstellen Sie eine Default-Liste, um gewünschte Kontakte bei jedem Versand ebenfalls zu beschicken.

 

Erklärung

Zum Schluss bestätigen Sie weiter unten, lediglich korrekte Angaben gemacht zu haben, und können anschließend den Kontakt-Import über den Button Kontakte importieren abschließen.

Abb. 12: Der Import kann erst nach Bestätigung der persönlichen Erklärung ausgeführt werden.

 

Import von Abmelder-Listen

Hier können Sie, beispielsweise zum Abgleich mit deinem CRM-System, per copy&paste E-Mail-Adressen von Abmeldern importieren. Bitte beachten Sie die Hinweise in der Importmaske: „Bitte als Trennzeichen entweder einen Zeilenumbruch, ein Komma oder ein Semikolon verwenden.“

Wichtig: Pro Abmelder-Import können maximal 70.000 Kontakte abgemeldet werden! Ein Klick auf den Button „Kontakte abmelden“ bestätigt die Aktion.