5. Kontaktfelder

Allgemeine Informationen

Mittels der 3 Schaltflächen oben rechts können Sie ein neues Kontaktfeld erstellen, die Abdeckungen aktualisieren oder markierte Felder löschen. Es folgt eine Übersicht über alle in diesem Konto existierenden Kontaktfelder. 21 Felder existieren bereits standardmäßig, wobei es sich bei dem Kontaktfeld „E-Mail-Adresse“ um ein Schlüsselfeld handelt, da ohne dieses Feld bzw. dessen Werte natürlich keine E-Mails an den Kontakt versendet werden können.

Spalte „Kontaktfeld“

Das Icon vor der Bezeichnung des Kontaktfeldes gibt über die Art des Feldes Auskunft: Schlüsselfeld = Schlüsselsymbol, Standardfeld = Dokumentensymbol mit Sternchen, individuelles Kontaktfeld = Dokumentensymbol. Schlüssel- und Standardfelder können nicht gelöscht werden. Individuelle, also „custom“- Felder erkennen Sie auch daran, dass sich links vom jeweiligen Icon eine Checkbox zur Markierung befindet, um das betreffende Feld löschen zu können. Durch einen Klick auf das Balkensymbol rechts rufen Sie das Fenster „Wertebereich“ auf: #: laufende Nummer Wert: der eingetragene Wert, wenn vorhanden, in dem selektierten Kontaktfeld. Häufigkeit: absolute Anzahl, zeigt an, wie oft der jeweilige Wert in deinem Kontaktbestand existiert. Beispielsweise der Wert „gmail.com“ im Feld „Domain oder „Schmidt“ im Feld Nachname. Prozentual: prozentualer Anteil des Wertes im Verhältnis zum gesamten Kontaktbestand. Wenn Sie also über 1000 Kontakte verfügen, von denen 50 im Feld Nachname den Wert „Schmidt“ aufweisen, wäre der Wert 5%. Kumuliert: gibt die kumulierte Häufigkeit für den Wert an.

Spalte „Typ“

Zeigt den Datenfeld-Typ des jeweiligen Kontaktfeldes an. Mögliche Typen sind Text, Ganze Zahl, Gleitkommazahl, Datum und Boolean (true/false – Wert).

Spalte „Abdeckung“

Gibt Aufschluss darüber, wie viele Kontakte über einen Wert in dem jeweiligen Kontaktfeld verfügen. Zumindest bei den Feldern E-Mail Adresse, E-Mail Domain und E-Mail Localpart (der Bereich vor dem „@“) sollte die Abdeckung bei 100% liegen. Für eine personalisierte Anrede werden mindestens Geschlecht und Nachname benötigt.

Spalte „Aktualität“

Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung an. Mittels des Pinselsymbols am rechten Bildrand können Sie für alle Kontakte die Werte des betreffenden Kontaktfeldes löschen. Hiervon ausgenommen sind die grundlegenden Felder „E-Mail Adresse“ und „E-Mail Domain“.

Button „neues Kontaktfeld erstellen“

Das Menü „Kontaktfeld erstellen“ erscheint. Hier müssen lediglich eine Bezeichnung und der gewünschte Feldtyp eingegeben werden. Je nach gewähltem Typ wird unterhalb des Feldes „Feldtyp“ eine kurze Information dazu eingeblendet. Beispielsweise für den Typ „Gleitkommazahl“: Dieses Feldformat speichert Komma-Zahlenwerte. Als Beispiel kann hierbei ein Preis von „4,99“ gelten. Innerhalb der Kontaktfilter werden darüber hinaus logische Rechenoperatoren angeboten (größer, kleiner, etc.).  Durch einen Klick auf den Button „neues Kontaktfeld erstellen“ speichern Sie das Feld ab. Das neue Feld ist nun in der Kontaktfeldverwaltung sichtbar und kann mit Werten befüllt werden. Dies kann u.a. durch einen Kontaktimport durchgeführt werden, der das Schlüsselfeld „E-Mail Adresse“ und das neue Feld enthält, natürlich befüllt mit den entsprechenden Werten. Beim Import dann bitte beachten, die Dublettenbehandlung auf „vorhandene Kontakte aktualisieren“ (ggf. mit Option „inhaltslose Werte ignorieren) zu stellen.