5. Qualitätssicherung

Allgemeines zur Qualitätssicherung

In der Bearbeitungsphase „Qualitätssicherung“ stellt Maileon Ihnen eine Vielzahl unterschiedlicher Checks & Tests zur Verfügung, um Ihre Mailings vor der Versendung zu überprüfen. Dies verringert nachhaltig das Risiko fehlerhafter Versendungen. In den Kontoeinstellungen wählen Sie aus, welche Prüfungen versendungsübergreifend zur Verfügung stehen sollen. Hier legen Sie auch fest, ob eine Überprüfung für alle Versendungen verpflichtend oder pro Versendung frei wählbar ist.

Empfehlung: Im Leistungsumfang sind auch einige Tests & Checks von externen Anbietern enthalten (Darstellungstest, Zustellbarkeitstest und SPAM-Check). Diese sind kostenpflichtig und speziell gekennzeichnet. Da bei jeder Check-Wiederholung erneut Kosten anfallen, sollten Sie kostenpflichtige Checks erst dann durchführen, wenn Sie Ihren Inhalt finalisiert haben (gegebenenfalls nach Mehr-Augen-Prüfung durch einen Testversand und Korrekturlauf).

Qualitätssicherung – Grundeinstellungen

Im Bereich Einstellungen > Versendungen > Qualitätssicherung sehen Sie alle verfügbaren Qualitätsüberprüfungen aufgelistet. Über die Checkboxen wählen sie aus, welche Checks grundsätzlich zur Verfügung stehen sollen. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten für alle Versendungen.

Die tabellarische Übersicht ist in folgende Spalten aufgeteilt:

• Check: Name und Beschreibung der Qualitätsprüfung
• Verfügbarkeit: Einige Checks stehen für alle Versendungsarten (E-Mailings, Trigger-Mailings, DOI-Mailings) zur Verfügung, während andere lediglich für E-Mailings vorgesehen sind. Dabei handelt es sich um Prüfungen, die eine fest zugewiesene Verteilerliste benötigen, was nur bei E-Mailings der Fall ist (während DOI- und Trigger-Mailings in der Regel an Einzeladressen versendet werden).
• Voraussetzung für Versandfreigabe: In dieser Spalte wählen Sie über das Dropdown-Menü aus, ob ein Test grundsätzlich verpflichtend oder für jede Versendung frei wählbar sein soll. Wählen Sie „verpflichtender Durchlauf“, muss dieser Check zwingend durchgeführt werden, bevor Sie in die Phase der Versendung bzw. Freischaltung & Aktivierung voranschreiten können.
  Diese Tests stehen zur Verfügung und können über die Checkbox gewählt werden:

• Bildanalyse: Sie erhalten einen Überblick über die im E-Mailing vorhandenen Bilder und können so erkennen, welche Informationen gegebenenfalls fehlen.
  Dieser Test steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.
• Bounce-Prognose: Mittels XQ:AddressCheck kann eine Prognose für die voraussichtlich auftretende Bounce-Rate durchgeführt werden. Es wird hierzu eine zufällig gewählte Stichprobe von maximal 300 Adressen aus der zugewiesenen Verteilerliste verwendet.
  Dieser Test steht lediglich für E-Mailings zur Verfügung.
• Darstellungstest (by EmailOnAcid): Testen Sie die Darstellung Ihres E-Mailings innerhalb unterschiedlicher E-Mail-Clients.
  Bitte beachten Sie, dass dieser Test über einen externen Anbieter erfolgt und dadurch zusätzliche Kosten verursacht.
  Diese Überprüfung steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.
• Freigabeprozess: Die Durchführung eines Freigabeprozesses mindert das Risiko des Versands fehlerhafter Inhalte.
  Dieser Test steht lediglich für E-Mailings zur Verfügung.
• Linkerreichbarkeits-Check: Dieser Check gibt Auskunft über die in der Versendung integrierten Links. Dabei werden Links mit gleicher Konfiguration (URL, Typ und Schlagwörter) aggregiert und lediglich einmal geprüft.
  Diese Überprüfung steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.
• Personalisierungs-Check: Testen Sie die Abdeckung der Personalisierungsinformationen ohne Default-Ausgaben. Gemeint sind hier Personalisierungen über Platzhalter, wie Anrede oder Vor- und Nachname.
  Dieser Test steht lediglich für E-Mailings zur Verfügung.
• SPAM-Check (by EmailOnAcid): Dieser Check gibt Auskunft über die Wahrscheinlichkeit der Klassifizierung dieses E-Mailings als SPAM bzw. JUNK.
  Bitte beachten Sie, dass dieser Test über einen externen Anbieter erfolgt und dadurch zusätzliche Kosten verursacht.
  Diese Überprüfung steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.
• Testversand: Ein Testversand an einen Testverteiler verringert das Fehlerpotential Ihrer Versendung. Der Testversand bietet sich besonders für eine Qualitätssicherung nach dem Mehr-Augen-Prinzip (z.B. durch mehrere interne Mitarbeiter) an.
  Diese Überprüfung steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.
• Versendungsdateigrößen-Check: Diese Auswertung gibt Ihnen Auskunft über die Dateigröße Ihrer Versendung und gleicht diese mit der definierten Grenze ab. Die E-Mail-Größe ist hinsichtlich der Ladezeit v. a. auf mobilen Endgeräten von Bedeutung. Die Grenze für die HTML-Dateigröße ist besonders wichtig, da manche E-Mail-Clients längere Nachrichten abschneiden.
  Diese Überprüfung steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.
• Zustellbarkeitstest (by Acoonia): Dieser Check sendet einen Testversand an eine Seedliste* und prüft die Zustellung und Platzierung der Versendung innerhalb der Postfächer.
  Bitte beachten Sie, dass dieser Test über einen externen Anbieter erfolgt und dadurch zusätzliche Kosten verursacht.
  Diese Überprüfung steht für E-Mailings, Trigger-Mailings sowie DOI-Mailings zur Verfügung.

* Eine Seedliste ist ein zusätzlicher Satz an E-Mail-Adressen, der an die zugewiesene Verteilerliste angehängt wird. Die Kontakte in der Seedliste werden zur bestehenden Verteilerliste hinzugefügt, unabhängig davon, ob sie den Kriterien der ursprünglichen Verteilerliste entsprechen. In der Regel enthält die Seedliste Ihre eigene Adresse sowie die Adressen anderer wichtiger Menschen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens.

Das hat viele Vorteile: Der Versand an eine Seedliste ermöglicht es Unternehmen zu sehen, wie ihre Verteilerlisten genutzt werden. Damit können Sie Ihre Verteilerlisten bzw. die Adressen etwa vor unberechtigter Nutzung oder Wiederverkauf schützen. Darüber hinaus stellt der Versand an eine Seedliste eine erweiterte Qualitätssicherungsmaßnahme dar (im Hinblick auf Tipp- und Grammatikfehler, Check der Versandzeit oder auch als Kreativpool).

Qualitätssicherung in der Versendung

Innerhalb der Versendungserstellung stellt die Qualitätssicherung die vorletzte Bearbeitungsphase vor dem Versand dar. Hier führen Sie die gewünschten Checks & Tests aus. Die einzelnen Checks starten Sie manuell. Überprüfungen können beliebig oft durchgeführt werden. Beachten Sie bitte, dass die Durchführung von Pflicht-Checks zwingend notwendig ist, um zur letzten Phase (Versand bzw. Aktivierung) voranschreiten zu können.

Die tabellarische Übersicht enthält folgende Spalten:

• Check: Hier sehen Sie den Namen des Checks sowie die Angabe, ob dieser optional oder verpflichtend ist. Zudem ist hier vermerkt, ob der Check von einem externen Anbieter zur Verfügung gestellt und somit separate Kosten verursacht.
• Status: Es gibt vier mögliche Stati für einen Check:

  • Hinweis: Ergebnis des Checks noch nicht vorhanden – dieser Check wurde noch nicht durchgeführt.
  • Ergebnis des Pflichtchecks noch nicht ermittelt – dieser Hinweis weist auf einen Pflichtcheck hin. Sie erinnern sich: Ohne Durchführung eines Pflichtchecks kann die Versendung nicht erfolgen.
  • Ergebnis des Checks auf aktuellen Stand verfügbar – dieser Check wurde erfolgreich durchgeführt und bezieht sich auf den aktuellen Stand der Versendung.
  • Ergebnis des Checks aufgrund Inhaltsänderung möglicherweise überholt – dies ist ein Hinweis darauf, dass Sie nach Durchführung des letzten Checks noch Änderungen am Inhalt der Versendung vorgenommen haben. Der Check ist daher nicht mehr aktuell.

Beispiel: Testversand

Über einen Testversand können Sie vor Echtversand (E-Mailing) bzw. Aktivierung (DOI-Mailings, Trigger-Mailings) Inhalt und Layout Ihrer Versendung prüfen. Hier bietet sich das Mehr-Augen-Prinzip an, zur Korrektur ebenso wie für kreativen Input.

Der Testversand erfolgt an eine sogenannte Testliste. Dies ist eine spezielle Verteilerliste, welche alle Empfänger umfasst, die einen Testversand erhalten sollen. Die Empfängermenge der Testliste wird über einen Kontaktfilter festgelegt. Legen Sie mehrere Testlisten mit unterschiedlichen Empfängermengen an, z.B. eine nur für sich selbst sowie weitere für bestimmte Gruppen usw.

Nach Auswahl der Testliste klicken Sie auf die Schaltfläche Testversand starten.

Nach Durchführung des Testversand-Checks können Sie über Klick auf die Statusbezeichnung Ergebnis des Checks auf aktuellem Stand verfügbar Detailinfos erhalten, z.B. wie häufig und wann Testversendungen erfolgt sind, welcher Testverteiler jeweils angeschrieben wurde oder ob gegebenenfalls Empfänger ausgefiltert wurden und den Testversand nicht empfangen haben.

Bitte beachten: Führen Sie am Ende Ihrer Inhaltsbearbeitung unbedingt den Schritt „Textversion erstellen“ aus. Erst danach ist ein korrekter Testversand möglich. Unterlassen Sie die Erstellung einer Textversion, werden die Empfänger Ihrer Testliste ausgefiltert und in der Folge nicht beschickt.

Haben Sie alle verpflichtenden und sonstig gewünschte optionale Checks durchgeführt, können Sie zur letzten Phase, der Versendungsdurchführung bzw. Aktivierung, voranschreiten. Hier wird in der Zusammenfassung unter dem Punkt Qualitätssicherung nochmals aufgeführt, ob alle Checks erfolgreich durchgeführt wurden oder ob noch Handlungsbedarf (evtl. noch nicht erfolgte Pflichtchecks) besteht.