4.2 Kontaktexport via FTP-Server

Allgemeine Informationen

Die Abkürzung FTP steht für “File Transfer Protocol “. Es handelt sich hierbei um ein übliches „Datei- Übertragungsverfahren“, mit ihm lassen sich Daten unabhängig von den benutzten Betriebssystemen und Verbindungswegen schnell und unkompliziert transferieren. Kontaktdaten können so in unserem System unter Verwendung eines kontoeigenen oder externen FTPS-Servers sowohl importiert als auch exportiert werden. Nach einmaliger Aktivierung und Konfiguration können so die Aufwände für manuelles Filehandling eingespart werden.

Mehr Sicherheit mit FTPS – Mithilfe eines Public-Key-Verfahren über TLS (Transport Layer Security) werden Ihre Daten nun noch sicherer verschlüsselt werden.

Anwendung

Den Kontaktimport via FTPS-Server aktivieren Sie im Menü unter Einstellungen > Konto > FTPS-Ressourcentransfer.

 
Aktivieren Sie diese Funktion, indem Sie die Checkbox markieren.

Schritt 1 – Kontaktdaten

Klicken Sie bitte zunächst unter “Listen & Kontakte” auf den Button „automatischen FTP-Kontaktexport erstellen“.

 
Bezeichnung:
Tragen Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung für den Export ein, so sehen auch andere Benutzer und Kollegen auf einen Blick, worum es sich handelt.
 
Kontaktfilter:
Jeder Export basiert auf einem Kontaktfilter (auch der Export aller Kontakte > “alle Kontakte”). Sollte der gewünschte Filter nicht in den vorgegebenen Standardfiltern enthalten sein, muss vor Erstellung eines Exportes ein entsprechender Filter angelegt werden.
 
Kopfzeile:
Hier legen Sie fest, ob auch die erste Zeile der Datei exportiert werden soll.
 
Kontaktdatenfelder:
Der Umfang enthaltener Kontaktdatenfelder in der Exportdatei kann spezifiziert werden. Links unter „verfügbar“ sind alle Felder für dieses Konto aufgelistet, die für den Export gewünschten Felder können mittels der Pfeiltasten/ Doppelklick in den rechten Bereich „verwendet in Exportdatei“ aufgenommen werden.
 
Response-Informationen:
Der Umfang enthaltener Response-Informationen auf Einzelkontaktebene innerhalb der Exportdatei kann spezifiziert werden. Verwenden Sie hierzu bitte ebenfalls die Pfeiltasten/ Doppelklick. Nun klicken Sie bitte auf „weiter“.
 

Schritt 2 – Dateiformat

In diesem Schritt können Sie das Dateiformat und die korrespondierenden Einstellungen der zu generierenden Exportdatei spezifizieren. Das derzeit unterstützte Dateiformat ist CSV. Überprüfen Sie im Anschluss Ihr Ergebnis mithilfe der Live-Vorschau.
 
Dateiformatierung
Gewisse Parameter der Datei können hier angepasst werden.
 
Zeichensatz:
Wählen Sie hier bitte den Zeichensatz aus, der in der Exportdatei Verwendung finden soll.
 
Datenfeldtrennzeichen:
Hier wird das Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder wie Emailadresse, Anrede usw. selektiert. Zur Auswahl stehen Semikolon, TAB oder Leerzeichen. Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.
 
Dezimaltrennzeichen:
Hier können Sie zwischen Komma und Punkt wählen. Beispielsweise wird im Deutschen ein Dezimalwert mit Komma, im Englischen hingegen mit Punkt eingeleitet.
 
Kommastellen:
Hier können für evtl. zu exportierende Zahlenwerte in den Datenfeldern zw. 0 und 4 Stellen nach dem Komma ausgewählt werden.
 
Kontaktvorschau:
Hier können Sie die Formatierung nochmals überprüfen. Es wird angezeigt, wie die Werte in der Datei dann dargestellt werden, inklusive natürlich der zuvor eingestellten Datenfeld- und Dezimaltrennzeichen. Nun klicken Sie bitte auf „weiter“.
 

Schritt 3 – Export

Bevor die Exportdatei generiert wird, wählen Sie bitte die Bereitstellungsmethode, das Intervall und den Beginn des Kontaktexports. Hinweis: Der Exportstatus kann in der Kontaktexportübersicht verfolgt werden.
 
Intervall:
Hier können Sie auswählen, ob der Export täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Beim wöchentlichen Export wird dann noch eine Auswahlliste („Tag:“) für den Wochentag eingeblendet, beim monatlichen Export ebenfalls, nur dass hier dann ein beliebiger Monatstag zwischen 1. und 31. selektiert werden kann.
 
Stunde/ Minute:
Stellen Sie hier den genauen Zeitpunkt ein, zu dem der Export erfolgen soll.

FTP-Server wählen

Export auf den FTP-Server des Kontos:
Hier können Sie noch einmal die Daten sehen, die nach der Aktivierung des kontoeigenen FTP-Transfers erzeugt wurden. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie unseren FTP-Server für diesen Export verwenden möchten:

 
Export auf einen externen FTP-Server:
Möchten Sie einen externen bzw. eigenen FTP-Server verwenden, so wählen Sie bitte diese Option. Unser System benötigt gewisse Daten, um den Transfer durchzuführen.

 
FTP-Protokoll:
Hier können Sie wählen zwischen FTPS oder SFTP.
 
URL/ Port/ Benutzername/ Passwort:
Tragen Sie hier bitte die entsprechenden Daten des gewünschten FTPS-Servers und Benutzers ein.
 
Dateipfad:
hier ist im Format „/folder“ bitte ein Ordnername einzugeben. Dadurch wird der Zielordner für den Export festgelegt. Sind alle Einträge korrekt, können Sie per Klick auf „Kontakte exportieren“ einen Export durchführen.

 
Weitere Optionen
Dort können Sie über die 2 Optionen den Export etwas anpassen.
Gerne kann diese im alternativen Format ZIP bereitgestellt werden.
Auch kann die Datei bei jedem Vorgang überschrieben werden.
 
Kontaktexportübersicht

Der angelegte FTPS-Kontaktexport ist nun in der Übersicht „Listen & Kontakte“/ Kontaktexportübersicht“ unter ‚“Automatischer Kontaktexport über FTPS-Server“ sichtbar. Das grüne Pfeilsymbol zw. Checkbox und Exportname zeigt an, dass der betreffende automatische Export aktiv ist. Von hier aus können der Export, wenn gewünscht, per Klick auf den Link „manuell starten“ auch außerhalb evtl. eingestellter Intervalle jederzeit manuell angestoßen werden.
 
FTPS-Kontaktexport Details

Diese Seite öffnet sich, wenn Sie auf den Namen des FTPS-Exportes klicken (im Beispiel „test”). Sie informiert über die definierten Werte des jeweiligen FTPS-Kontaktexports:
 
Statistik der Durchläufe des automatischen Kontaktexports
Im Bereich „Statistik“ finden Sie analog zu den manuellen Exporten den Link „Berichte“: Ein Klick hierauf öffnet die „Statistik der Durchläufe des automatischen Kontaktexports“. Diese Auflistung zeigt alle Export-Durchläufe des automatischen Kontaktexports über FTP/S. Sollte ein Durchlauf keine geänderten Daten enthalten haben, wird er nicht aufgelistet. Erweiterte Informationen zu den jeweiligen Exporten können über den Export-Bericht, aufrufbar durch Klick auf den Link „Bericht“, eingesehen werden. Der Export-Bericht informiert über Bezeichnung, Exporter, Status, das Exportdatum, die Dauer des Exportes und die Anzahl der enthaltenen Kontaktzeilen: Tipps zum Export/ Darstellung in Tabellenkalkulationsprogrammen Die CSV-Datei, in die deine Daten exportiert werden, ist UTF-8-kodiert. Für eine übersichtliche Darstellung empfehlen wir die hier erläuterte Vorgehensweise.

Tabellenkalkulationsprogramm auswählen
Wir empfehlen, falls die Möglichkeit besteht, hierfür mit OpenOffice oder LibreOffice zu arbeiten, da dort nur ein Arbeitsschritt notwendig ist. Auch in MS Excel ist eine übersichtliche Darstellung, bei entsprechender Vorgehensweise, möglich.
 
Excel

Öffnen Sie eine CSV-Datei per Doppelklick in Excel, so ist die Darstellung der Datensätze nicht sonderlich übersichtlich. Deswegen öffnen Sie bitte eine leere Arbeitsmappe in Excel: Nun wählen Sie bitte in dem Reiter „Daten“, den Menüpunkt „externe Daten abrufen“ und hier dann „aus Text“: Anschließend suchen Sie bitte die CSV-Datei auf dem PC und klicken Sie auf „Importieren“: Nun öffnet sich der Textkonvertierungsassistent.
 
Textkonvertierungsassistent

Über die erste Zeile werden von Ihnen die richtigen Einstellungen für das Öffnen vorgegeben. Sie erkennen die richtigen Einstellungen daran, dass gerade Umlaute richtig dargestellt werden. Passen Sie die obigen Parameter so an, dass eine richtige Darstellung gewährleistet ist.
 
Im UTF-8 Beispiel lauten die Einstellungen:

Trennzeichen
Semikolon

Dateiursprung
65001: Unicode (UTF-8)

Über die Schaltflächen „Laden“ können Sie dann die Datei richtig öffnen. „Daten transformieren“ sollten Sie nur auswählen, wenn Sie die Datei von einem Zeichensatz zum anderen Zeichensatz verändern möchten.