4.2 Kontaktexport via FTP-Server

Allgemeine Informationen

Die Abkürzung FTP steht für „File Transfer Protocol“. Es handelt sich hierbei um ein übliches Datei- Übertragungsverfahren; mit ihm lassen sich Daten unabhängig von den benutzten Betriebssystemen und Verbindungswegen schnell und unkompliziert transferieren. Kontaktdaten können so in unserem System unter Verwendung eines kontoeigenen oder externen FTPS-Servers sowohl importiert als auch exportiert werden. Nach einmaliger Aktivierung und Konfiguration können so Aufwände für manuelles Filehandling eingespart werden.

Mehr Sicherheit mit FTPS: Mithilfe eines Public-Key-Verfahrens über TLS (Transport Layer Security) werden Ihre Daten noch sicherer verschlüsselt.

FTPS-Kontaktexport erstellen

Um einen Kontaktexport via FTP zu ermöglichen, müssen Sie vorab in den Einstellungen Ihres Kontos den FTPS-Ressourcentransfer aktivieren. Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Konto > FTPS-Ressourcentransfer. Aktivieren Sie diese Funktion, indem Sie die Checkbox markieren.

Abb. 1: Aktivieren Sie zunächst Kontaktexporte via FTPS Server in Ihren Konto-Einstellungen.

Gehen Sie nun zu Listen & Kontakte > Kontaktexport. Sie sehen die Übersichtstabellen der manuellen sowie der FTPS-Kontaktexporte. Der Prozess einer Kontaktexport-Erstellung umfasst drei Schritte:

1. Kontaktdaten
2. Dateiformat
3. Export

 

Schritt 1: Kontaktdaten

In der Rubrik Kontaktexporte auf FTPS-Server klicken Sie jetzt rechts auf den Button FTPS-Kontaktexport erstellen oder wahlweise das „+“-Symbol.

Abb. 2: In der Kontaktexport-Übersicht können Sie einen neuen FTPS-Export erstellen.

Wie beim manuellen Kontaktexport definieren Sie zunächst Ihre Datenbasis, wählen einen Namen und selektieren Kontakte auf Basis eines Kontaktfilters. Zudem können Sie festlegen, ob Sie die Exportdaten mit einer Kopfzeile versehen wollen. Die Kopfzeile besteht aus den Kontaktfeldnamen.

Abb. 3: Im ersten Schritt der FTPS-Exporterstellung legen Sie die Datenbasis fest.

Im ersten Schritt nehmen Sie grundlegende Einstellungen für die gewünschten Daten vor:

• Basis: Wählen Sie hier, ob Sie Kontakte oder Gutscheine exportieren wollen.
• Bezeichnung: Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für den Export ein. So sehen auch andere Benutzer und Kollegen auf einen Blick, worum es sich handelt.
• Kontaktfilter: Jeder Export basiert auf einem Kontaktfilter (auch der Export aller Kontakte). Sollte der gewünschte Filter nicht in den vorgegebenen Standardfiltern enthalten sein, muss vor Erstellung eines Exportes ein entsprechender Kontaktfilter angelegt werden.
• Kopfzeile: Klicken Sie die Checkbox an, wenn auch eine Kopfzeile mit exportiert werden soll. Diese enthält als Spaltenüberschriften die Namen der für den Export gewählten Kontaktfelder.
• Kontaktdatenfelder: Der Umfang enthaltener Kontaktfelder in der Exportdatei kann spezifiziert werden. Links unter „verfügbar“ sind alle Felder für dieses Konto aufgelistet. Die für den Export gewünschten Felder können mittels der Pfeiltasten oder Doppelklick in den rechten Bereich „verwendet in Exportdatei“ aufgenommen werden.
• Response-Informationen: Der Umfang enthaltener Response-Informationen auf Einzelkontaktebene innerhalb der Exportdatei kann hier ausgewählt werden. Verwenden Sie hierzu bitte ebenfalls die Pfeiltasten bzw. Doppelklick.

 

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf Weiter. Sie werden zum zweiten Schritt Dateiformat geleitet.

Schritt 2: Dateiformat

Abb. 4: In der zweiten Phase des FTPS-Kontaktexportes legen Sie die Formatierung fest und prüfen die Voranzeige.

In diesem Schritt weisen Sie das Zeichenformat zu und nehmen die korrespondierenden Einstellungen des Exportes vor. Das derzeit unterstützte Dateiformat ist CSV. Im Anschluss überprüfen Sie Ihr Ergebnis mithilfe der Live-Vorschau. Diese zeigt eine zufällige Auswahl der zu exportierenden Kontakte an inklusive Kopfzeile (falls aktiviert) mit Kontaktfeldnamen.

Dateiformatierung

Hier legen Sie folgende Parameter für Ihren Kontaktexport fest:

• Zeichensatz: Wählen Sie hier bitte den Zeichensatz aus, der in der Exportdatei Verwendung finden soll.
• Datenfeldtrennzeichen: Hier wird das Trennzeichen für die einzelnen Kontaktfelder wie Emailadresse, Anrede usw. selektiert. Zur Auswahl stehen Semikolon, Komma, TAB, Leerzeichen oder Pipe (vertikaler Strich). Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.
• Kommastellen: Falls in den Kontaktfeldern auch Zahlenwerte enthalten sind, können dafür zwischen 0 und 4 Nachkommastellen ausgewählt werden.

 

Kontaktvorschau

Überprüfen Sie Ihre Formatierungen in dieser Vorschau anhand einer zufälligen Auswahl von Kontakten. Es wird angezeigt, wie die Werte in der Datei später dargestellt werden, inklusive der zuvor eingestellten Datenfeld- und Dezimaltrennzeichen.

Wenn alles wunschgemäß dargestellt ist, klicken Sie bitte auf Weiter.

Schritt 3: Export

In der dritten und letzten Phase, bevor die Exportdatei generiert wird, wählen Sie bitte die Bereitstellungsmethode, das Intervall und den Beginn des Kontaktexports.

Hinweis: Der Exportstatus kann in der Kontaktexportübersicht verfolgt werden.

Abb. 5: Im dritten und letzten Schritt legen Sie das Zeitintervall und den Server fest.

Bereitstellung

Hier können Sie auswählen, ob der Export täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Beim wöchentlichen Export wird dann noch eine Auswahlliste („Tag:“) für den Wochentag eingeblendet, beim monatlichen Export ebenfalls, nur dass hier dann ein beliebiger Monatstag zwischen 1. und 31. selektiert werden kann.

Stunde/Minute:
Stellen Sie hier den genauen Zeitpunkt ein, zu dem der Export erfolgen soll.

Server

Export auf den FTP-Server des Kontos:
Hier können Sie noch einmal die Daten sehen, die nach der Aktivierung des kontoeigenen FTP-Transfers erzeugt wurden. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie unseren FTP-Server für diesen Export verwenden möchten:

Abb. 6: Die Daten für den kontoeigenen Server in Maileon werden automatisch bereitgestellt.

Export auf einen externen FTP-Server:
Möchten Sie einen externen bzw. eigenen FTP-Server verwenden, so wählen Sie bitte diese Option. Unser System benötigt gewisse Daten, um den Transfer durchzuführen.

Abb. 7: Einstellungen für den Export auf einen externen FTPS-Server.

• FTP-Protokoll: Hier können Sie wählen zwischen FTPS oder SFTP.
• URL/ Port/ Benutzername/ Passwort: Tragen Sie hier bitte die entsprechenden Daten des gewünschten FTPS-Servers und Benutzers ein.
• Dateipfad: Hier ist im Format „/folder“ bitte ein Ordnername einzugeben. Dadurch wird der Zielordner für den Export festgelegt. Sind alle Einträge korrekt, können Sie per Klick auf „Kontakte exportieren“ einen Export durchführen.

 

Weitere Optionen

Dort können Sie über die 2 Optionen den Export etwas anpassen. Gerne kann diese im alternativen Format ZIP bereitgestellt werden, was bereits voreingestellt ist. Zudem können Sie festlegen, dass die Datei bei jedem erneuten Exportvorgang überschrieben wird.

Abb. 8: Legen Sie fest, ob Sie den Export als ZIP-Archiv wünschen und/oder die alte Exportdatei überschreiben wollen.

Kontaktexportübersicht

Der angelegte FTPS-Kontaktexport ist nun in der Übersicht Listen & Kontakte > Kontakte > Kontaktexport > Kontaktexportübersicht unter Automatischer Kontaktexport über FTPS-Server sichtbar.

Abb. 9: Der angelegte Kontaktexport erscheint in der Übersichtstabelle mit der Bezeichnung „aktiv“.

Der grüne Schieberegler sowie die Bezeichnung „aktiv“ zeigen an, dass der betreffende automatische Export aktiviert ist. Er wird somit wiederkehrend im festgelegten Zeitintervall (siehe Spalte „Intervall“) durchgeführt.

Der Export kann auf Wunsch auch jederzeit manuell angestoßen werden. Klicken Sie dazu rechts auf das Kreis-Symbol mit dem Pfeil („manuell starten“). Die automatische Durchführung des Exportes bleibt dadurch unbeeinflusst.

FTPS-Kontaktexport Details

Abb. 10: Klicken Sie auf die Bezeichnung des Kontaktexports, um Details zu den Einstellungen und Abläufen aufzurufen.

Diese Seite öffnet sich, wenn Sie auf den Namen des FTPS-Exportes klicken. Sie informiert über die definierten Werte des jeweiligen FTPS-Kontaktexports. Zudem kann über den Link + neuen Kontaktexport mit diesen Einstellungen erstellen ein neuer Kontaktexport mit denselben Einstellungen angelegt werden, was Ihnen mehrere Arbeitsschritte erspart.

Statistik der Durchläufe des automatischen Kontaktexports
Im Bereich „Statistik“ finden Sie analog zu den manuellen Exporten den Link „Berichte“ (sobald mehrere Durchläufe des Exportes verfügbar sind): Ein Klick hierauf öffnet die „Statistik der Durchläufe des automatischen Kontaktexports“. Diese Auflistung zeigt alle Export-Durchläufe des automatischen Kontaktexports über FTP/S. Sollte ein automatischer Durchlauf keine geänderten Daten enthalten haben, wird er nicht aufgelistet. Manuelle Durchläufe hingegen werden immer aufgelistet.

Erweiterte Informationen zu den jeweiligen Exporten können über den Export-Bericht – aufrufbar durch Klick auf das Lupensymbol („Bericht“) – eingesehen werden inkl. Downloadlink für die Exportdaten. Der Export-Bericht informiert über Bezeichnung, Exporter, Status, das Exportdatum, die Dauer des Exportes und die Anzahl der enthaltenen Kontaktzeilen

Darstellung in Tabellenkalkulationsprogrammen

Die CSV-Datei, in die Ihre Daten exportiert werden, ist UTF-8-kodiert. Für eine übersichtliche Darstellung empfehlen wir die hier erläuterte Vorgehensweise.

Tabellenkalkulationsprogramm auswählen

Wir empfehlen, mit OpenOffice oder LibreOffice zu arbeiten, da dort nur ein Arbeitsschritt für eine korrekte Darstellung notwendig ist. Aber natürlich ist auch in MS Excel eine übersichtliche Darstellung – bei entsprechender Vorgehensweise – möglich.

Beispiel: Excel

Abb. 11: Importieren Sie Ihre Export-CSV in Excel, verwenden Sie dazu den Befehl ‚Aus Text/CSV‘.

Öffnen Sie eine CSV-Datei per Doppelklick in Excel, so ist die Darstellung der Datensätze nicht sonderlich übersichtlich. Für eine optimale Darstellung führen Sie folgende Schritte durch:

1. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Excel
2. Gehen Sie zum Reiter „Daten“
3. Wählen Sie den Menüpunkt „externe Daten abrufen“
4. Klicken Sie „Aus Text/CSV“
5. Wählen Sie die CSV-Datei auf Ihrem Speicherort aus und klicken Sie auf „Importieren“
6. Der Textkonvertierungsassistent öffnet sich

 

Textkonvertierungsassistent

Abb. 12: Mit dem Textkonvertierungsassistent erhalten Sie eine korrekte Darstellung Ihrer Daten.

Über die erste Zeile werden von Ihnen die richtigen Einstellungen für das Öffnen vorgegeben. Sie erkennen die richtigen Einstellungen daran, dass insbesondere Umlaute korrekt ausgegeben werden. Passen Sie die obigen Parameter so an, dass in der Voranzeige alle Daten korrekt erscheinen.

Im UTF-8 Beispiel lauten die Einstellungen:

• Trennzeichen: Semikolon
• Dateiursprung: 65001: Unicode (UTF-8)

 

Über die Schaltfläche „Laden“ können Sie dann die Datei richtig öffnen. „Daten transformieren“ sollten Sie nur auswählen, wenn Sie die Datei von einem Zeichensatz zu einem anderen Zeichensatz umwandeln möchten.