5. Kontaktfelder

Allgemeine Informationen

Kontaktfelder bilden die Basis aller Kontaktinformationen. Die Übersicht aller Kontaktfelder finden Sie unter Listen & Kontakte > Kontakte > Kontaktfelder.

Ein neues Kontaktfeld können Sie über zwei Wege erstellen: über das „+“-Symbol rechts oben sowie über die Schaltfläche neues Kontaktfeld erstellen unten rechts.

Abb. 1: Die Übersicht zeigt alle verfügbaren Kontaktfelder, system- und benutzerdefiniert.

Die weiteren Symbole rechts oben erlauben Ihnen, die Abdeckungen zu aktualisieren (gerundeter Pfeil) oder über die Checkboxen markierte, benutzerdefnierte Felder zu löschen („X“).

Es folgt eine tabellarische Übersicht über alle in diesem Konto existierenden Kontaktfelder. Es existieren bereits systemdefinierte Kontaktfelder, wobei das Kontaktfeld E-Mail-Adresse das Schlüsselfeld ist, da ohne dieses Feld bzw. dessen Wert keine E-Mails an den Kontakt versendet werden können. Das heißt, ohne E-Mail-Adresse kann in Maileon kein Kontakt angelegt bzw. importiert werden.

Spalte „Kontaktfeld“

Der Text links von der Bezeichnung des Kontaktfeldes gibt Auskunft über die Art des Feldes:

• Schlüsselfeld = dieser Wert muss immer vorhanden sein (E-Mail-Adresse),
• systemdefiniert = systemseitig vorhandene Standardfelder, die nicht gelöscht werden können,
• benutzerdefniert = individuell angelegtes Kontaktfeld.

 

Schlüssel- und Standardfelder können nicht gelöscht werden. Individuelle, also „custom“- Felder erkennen Sie auch daran, dass sich links vom jeweiligen Icon eine Checkbox zur Markierung befindet, um das betreffende Feld löschen zu können.

Die Bezeichnung  ist verlinkt und führt bei Klick zum Pop-up Kontaktfeldbearbeitung. Hier haben Sie zwei Optionen:

1. Diagrammsymbol: Ruft die Kontaktfelddetails mit dem Wertebereich auf. Mehr dazu siehe weiter unten.
2. Mülleimersymbol: Löscht die Werte in diesem Kontaktfeld für alle betroffenen Kontakte.

 

Spalte „Beschreibung“

In dieser Spalte erscheint der Text, den Sie ggf. bei benutzerdefinierten Kontaktfeldern manuell als Beschreibung eingegeben haben. Diese dient lediglich zu internen Informationszwecken.

Spalte „Typ“

Hier können Sie den Datenfeld-Typ des jeweiligen Kontaktfeldes ersehen. Mögliche Typen sind:

• Text,
• Ganze Zahl,
• Gleitkommazahl,
• Datum und
• Boolean (true/false – Wert).

 

Spalte „Abdeckung“

Zeigt als Balken mit Prozentwerten an, wie viele Kontakte über einen Wert in dem jeweiligen Kontaktfeld verfügen. Zumindest bei den Feldern E-Mail Adresse, E-Mail Domain und E-Mail Localpart (der Bereich vor dem „@“) sollte die Abdeckung bei 100 Prozent liegen. Für eine personalisierte Anrede werden mindestens Geschlecht und Nachname benötigt.

Spalte „Erstellung“

Zeigt für benutzerdefinierte Kontaktfelder das Datum der Erstellung an.

Spalte mit Diagramm- und Löschsymbol

Durch einen Klick auf das Diagrammsymbol rechts außen rufen Sie das Fenster Kontaktfelddetails auf. Folgende Informationen zum Wertebereich des Kontaktfelds werden hier angezeigt:

• #: laufende Nummer
• Wert: der eingetragene Wert, wenn vorhanden, in dem selektierten Kontaktfeld.
• Häufigkeit: absolute Anzahl, zeigt an, wie oft der jeweilige Wert in deinem Kontaktbestand existiert. Beispielsweise der Wert „gmail.com“ im Feld „Domain oder „Schmidt“ im Feld Nachname.
• Prozentual: prozentualer Anteil des Wertes im Verhältnis zum gesamten Kontaktbestand. Beispiel: Wenn Sie über 1000 Kontakte verfügen, von denen 50 im Feld Nachname den Wert „Schmidt“ aufweisen, wäre der Wert 5 %.
• Kumuliert: gibt die kumulierte Häufigkeit für den Wert an.

 

Das Löschsymbol „X“ ist lediglich bei benutzerdefinierten Kontaktfeldern vorhanden. Systemdefinierte Kontaktfelder können nicht gelöscht werden.

Button „neues Kontaktfeld erstellen“

Das Menü „Kontaktfeld erstellen“ erscheint. Hier geben Sie lediglich eine Bezeichnung und den gewünschte Feldtyp ein. Für die Bezeichnung sind alphanumerische Zeichen sowie Binde- & Unterstriche erlaubt. Je nach gewähltem Typ wird unterhalb des Feldes „Feldtyp“ eine kurze Information dazu eingeblendet.

Abb. 2: Pop-up für die Kontaktfelderstellung. Je nach Feldtyp erscheint unterhalb des Feldes ein typbezogener Hinweistext.

Beispielsweise steht als Hinweis für den Typ „Gleitkommazahl“:
Dieses Feldformat speichert Komma-Zahlenwerte. Als Beispiel kann hierbei ein Preis von „4,99“ gelten. Innerhalb der Kontaktfilter werden darüber hinaus logische Rechenoperatoren angeboten (größer, kleiner, etc.).

Durch einen Klick auf den Button neues Kontaktfeld erstellen speichern Sie das Feld ab.

Das neue Feld ist nun in der Kontaktfeldverwaltung sichtbar und kann mit Werten befüllt werden. Dies kann u. a. durch einen Kontaktimport durchgeführt werden, der das Schlüsselfeld „E-Mail Adresse“ und das neue Feld enthält, natürlich befüllt mit den entsprechenden Werten.

Bitte beachten: Beim Import die Dublettenbehandlung auf „vorhandene Kontakte aktualisieren“ (ggf. mit Option „inhaltslose Werte ignorieren“) stellen.